Quelle réglementation pour la conservation de documents ?

Quelle réglementation pour la conservation de documents ?

Comme nous avons pu l’expliquer dans nos articles « Combien de temps garder les papiers ? » et « Comment mettre de l’ordre dans ses papiers ? », les documents administratifs sont soumis à une durée de conservation minimale. Ce délai est fixé par la loi et doit être respecté pour bénéficier de ses droits ou se soumettre à ses devoirs.

Dans ce nouvel article, nous vous en disons plus sur la réglementation en vigueur concernant la conservation des documents administratifs, et ce, en fonction des domaines auxquels ils appartiennent.

Quel cadre légal pour les documents de ressources humaines ?

Les documents relatifs aux ressources humaines sont ceux qui font référence à vos emplois, à vos périodes de chômage, à votre retraite, mais aussi aux impôts. Cela concerne donc vos contrats de travail, vos bulletins de paie, vos justificatifs de versement de l’allocation chômage ou encore vos fiches fiscales annuelles.

D’un point de vue légal, la durée de conservation de ces papiers varie selon le type et la nature du document. Ainsi, il vous sera demandé de ne garder que pendant un an les communications internes provenant de votre employeur, tandis que vos contrats de travail devront être conservés à vie.

Ces règles ont notamment été définies par les articles L3245-1, L1234-19 et L1234-20 du Code du travail.

Grâce à la loi El Khomri, les bulletins de salaire peuvent être reçus et conservés au format numérique. Effectivement, la dématérialisation a été reconnue comme ayant la même valeur juridique que l’émission physique des documents.

Quel cadre légal pour les papiers de banque et d’assurance ?

Dans les domaines de la banque et des assurances, seules deux durées de conservation sont à retenir :

  • tous les contrats, avis d’échéances, quittances et courriers de résiliation sont à garder pendant 5 ans ;
  • les dossiers de preuves de sinistre et les assurances-vie sont, quant à eux, à conserver pendant 10 ans.

L’émission et la conservation de documents de banque et d’assurance sont encadrées par divers articles de loi :

Quel cadre légal pour les documents de santé ?

Au même titre que les documents de ressources humaines, ceux liés à la santé ont une durée de conservation qui varie grandement en fonction du type et de la nature du papier. Par exemple, les ordonnances et la carte de mutuelle ne sont valables qu’un an, tandis que la carte de groupe sanguin, le pass sanitaire et la carte Vitale sont à conserver à vie.

Les documents de santé sont définis et protégés par la loi, qui prend la forme de trois entités distinctes :

  • la certification HDS, qui permet d’héberger en toute sécurité les données de santé à caractère personnel ;
  • le Code de la sécurité sociale, notamment avec l’article L332-1 et ceux allant de R165-36 à R165-44 ;
  • la circulaire du 12 juillet 2010 relative aux règles de prescription applicables en matière de sécurité sociale.

Quel cadre légal pour les papiers d’identité et de famille ?

Concernant les papiers d’identité et relatifs à la famille, c’est le Code civil qui fait office de référence et de cadre.

En termes de durée de conservation, la majorité des documents doivent être gardés à vie :

  • acte d’état civil ;
  • jugement de divorce ou d’adoption ;
  • acte de reconnaissance d’un enfant ;
  • contrat de mariage ;
  • livret de famille ;
  • diplômes ;
  • permis de conduire.

L’ancienne version de la carte d’identité, de son côté, peut être conservée jusqu’à 15 ans. En revanche, la nouvelle carte d’identité et le passeport sont valables 10 ans. Enfin, les certificats de naissance ne doivent être gardés que pendant une année.

Quel cadre légal pour les documents liés à l’immobilier ?

Lorsqu’il s’agit de l’immobilier, davantage de lois et d’articles entrent en compte. Ainsi, la loi ELAN et la loi ALUR agissent toutes les deux dans l’intérêt des citoyens, puisqu’elles permettent de faciliter la construction de nouveaux logements, de protéger les plus fragiles et de simplifier l’accès au logement.

Le Code général des collectivités territoriales, la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 permettent également d’encadrer les collectivités territoriales, les copropriétés et les locations.

En matière d’archivage de documents, la majorité des documents doivent être conservés entre 5 et 10 ans :

  • factures d’eau, de gaz et d’électricité ;
  • factures de travaux ;
  • quittances de loyer ;
  • état des lieux ;
  • preuves de paiement des charges de copropriété ;
  • procès-verbaux des assemblées générales de copropriété.

L’acte de propriété et le règlement de propriété, quant à eux, sont à garder à vie.

Pour simplifier votre vie administrative et l’archivage de vos documents, pensez à Digiposte. Grâce à son coffre-fort numérique, vous pouvez recevoir et classer automatiquement vos papiers. Les durées de conservation minimales sont respectées et peuvent être prolongées, si vous le désirez.

Rentrée scolaire : quelles aides bénéficier

Rentrée des classes : les aides dont vous pouvez bénéficier

Demande d’allocations familiales : conditions et démarches

Demande d’allocations familiales : conditions et démarches