Quittances de loyer : combien de temps les conserver ?

Lorsqu’un logement fait office de location, plusieurs documents doivent être échangés entre le bailleur et le locataire, afin de rendre officiel l’accord entre les deux parties d’un point de vue administratif, mais aussi légal. Les quittances de loyer sont un exemple parmi d’autres des pièces à fournir au dossier.

En quoi consistent-elles ? Combien de temps devez-vous les conserver et pourquoi ? A quelles sanctions vous exposez-vous si vous ne respectez pas les obligations légales ?

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions.

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un acte écrit que le bailleur d’un logement, c’est-à-dire le propriétaire ou l’administrateur des biens, remet à son locataire dans le but de certifier avoir perçu le montant de sa créance.

En d’autres termes, il s’agit d’un reçu sur lequel apparaissent bien distinctement le détail des sommes versées par le locataire, le montant du loyer, ainsi que l’ensemble des charges à régler.

Ce document officiel peutservir au locataire de justificatif de paiement, mais aussi de justificatif de domicile, s’il en a besoin pour effectuer d’autres démarches administratives, comme par exemple la constitution d’un dossier pour une demande d’aide au logement.

Bien que l’émission de la quittance de loyer ne soit pas automatique, d’après la Loi du 6 juillet 1989, il est recommandé au locataire d’en faire la demande auprès de son bailleur pour éviter toute contestation ou des litiges.

A noter : il ne faut pas confondre les quittances de loyer avec l’appel de loyer. Ce dernier, comme son nom l’indique, doit rappeler au locataire qu’il est redevable du loyer. L’avis d’échéance est envoyé avant la date d’exigibilité du loyer, tandis que la quittance est transmise une fois le paiement effectué.

Quelles sont les obligations légales de conservation des quittances de loyer ?

Comme le prévoit la réglementation française, les quittances de loyer doivent être conservées pendant toute la durée de la location, à laquelle s’ajoutent trois années.

Par exemple, si votre quittance a été émise le 1er décembre 2013 , pour une location qui a duré quatre ans, vous devez la garder jusqu’au 1erdécembre 2020.

Il s’agit de la même obligation légale que celle qui s’applique au contrat de bailet aux états des lieux, qu’ils soient d’entrée ou de sortie.

Mettre de côté vos quittances de loyer est une obligation légale qui doit être scrupuleusement respectée dès lors que le logement est occupé à titre de résidence principale, qu’il soit loué, meublé, ou vide. 

Pour être considéré comme tel, le logement en question doit être habité par le locataire pendant au moins huit mois dans l’année.

Pourquoi conserver ses quittances de loyer ?

Conformément à l’article7-1 de la Loi du 6 juillet 1989, le locataire et le bailleur disposent de trois années pour initier un procès contre le cocontractant en cas de non-respect du bail de location.

Au-delà de ces 3 ans, le locataire perd le droit de poursuivre son bailleur, et vice versa.

Ainsi, les quittances de loyer sont à conserver pendant cette durée puisqu’elles peuvent servir de justificatifs en cas de paiements de loyer trop importants, non réglés, ou de toute autre contestation venant d’une partie ou d’une autre.

Comme expliqué précédemment, les quittances de loyer peuvent également faire office de justificatif de domicile lorsque vous souhaitez effectuer d’autres démarches administratives.

Enfin, à l’issue de votre location, elles peuvent être demandées par un nouveau propriétaire qui cherche à connaître votre solvabilité. En constatant la régularité de vos paiements, ce dernier sera plus enclin à retenir votre dossier de location.

Quelles sanctions si on ne respecte pas l’obligation de conservation ?

Si la loi ne sanctionne pas à proprement parler l’absence de conservation des quittances de loyer, cela peut s’avérer préjudiciable en cas de litige ou si de nouvelles démarches administratives ont lieu.

En effet, que vous soyez bailleur ou locataire, vous ne pourrez pas apporter de preuve concernant le paiement des loyers et des charges, si tel est le sujet du désaccord entre les deux parties.

Ainsi, vous ne pourrez que très difficilement faire valoir votre droit de recouvrement des sommes éventuellement dues.

De plus, en cas de contrôle, cette absence de pièce justificative pourrait être perçue par l’administration fiscale comme une volonté de soustraire des revenus fonciers.

Enfin, vous devrez trouver d’autres justificatifs si vous préparez un nouveau dossier de location ou si vous souhaitez prétendre à des aides au logement.

En définitive, l’émission et la conservation des quittances de loyer sont un incontournable de la vie locative. S’il n’est pas automatique de la part du bailleur d’en envoyer, ces documents peuvent s’avérer être essentiels dans la gestion d’un conflit ou dans la constitution d’un dossier administratif. Il est donc nécessaire d’en faire la demande lorsqu’on est locataire, et de bien archiver tous ces papiers, qui servent à la fois de preuves et de justificatifs.

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