Quand le relevé de notes devient numérique

Relevés numériques, dématérialisation
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Pionnière en matière de dématérialisation à travers des projets comme Leo (intranet qui permet aux étudiants d’accéder à une série de services numériques) ou des processus internes (demande de congés, signature de documents, etc.), l’Université de Grenoble Alpes a testé, dès 2014, la délivrance de relevés de notes et d’attestations de réussite numériques.

Smaïl Khenniche, ingénieur en développement et responsable technique de la dématérialisation à l’Université Grenoble Alpes, explique comment cette démarche a été mise en place :

Ma vie administrative : Pourquoi l’Université de Grenoble Alpes a initié ce projet ?

Smaïl Khenniche : Dès le début des années 2010, l’Université de Grenoble, qui comptait à l’époque cinq entités (NDLR : trois établissements ont fusionné en un seul, l’Université Grenoble Alpes, en 2016), s’est lancée dans une démarche de dématérialisation de l’ensemble de ses procédures. L’idée, derrière le relevé de notes numérique, était de se débarrasser du papier et d’une tâche très chronophage pour les agents. C’est désormais une mission accomplie !

Dans une année universitaire, il y a deux moments de « rush » : la rentrée et la fin de cursus, avec la remise des notes et des attestations en mains propres ou par courrier. En simplifiant cette dernière démarche, on pouvait libérer du temps pour les personnels concernés.

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MVA : Comment avez-vous mis en place ce relevé de notes numérique ?

S.K. : L’Université a d’abord évalué toutes les solutions possibles, de l’envoi par mail à la mise en place d’un système de gestion électronique des documents dédié (GED), mais aucune ne semblait fiable.

Digiposte s’est présenté dans ce contexte avec la possibilité de déployer son coffre-fort numérique. On a commencé la phase de test en janvier 2014 avec deux services de scolarité pendant six mois, afin de prouver la faisabilité. L’année suivante, 90% des services avaient adopté le dispositif. Et, avec la fusion des trois universités, ce sont désormais près de 40 000 étudiants qui disposent de leur relevé de notes numérique dans Digiposte.

MVA : Comment fonctionne le coffre-fort Digiposte ?

S.K. : À chaque fin d’année, les services de scolarité génèrent les relevés de notes et les attestations de réussite pour chaque étudiant. Au lieu de les produire en version papier, les agents éditent un fichier PDF qu’ils déposent dans la boîte aux lettres numérique dont dispose chaque étudiant, via notre plateforme intranet universitaire.

Ces documents sont signés numériquement et certifiés par la Poste, ce qui garantit leur authenticité pour n’importe quelle démarche. L’autre avantage, c’est que la boite aux lettres virtuelle appartient définitivement à l’étudiant qui en dispose gratuitement, à vie.

MVA : Ce procédé peut-il être utilisé pour d’autres démarches ?

S.K. : On peut effectivement imaginer une utilisation pour d’autres documents universitaires comme le diplôme, par exemple. Pour ce qui nous concerne, il y a un obstacle, puisque ce document n’est pas édité par l’Université de Grenoble Alpes. Nous sommes donc en attente sur ce point, mais d’autres établissements qui impriment eux-mêmes les diplômes peuvent très bien se saisir d’une telle solution pour leurs étudiants.

MVA : Quel bilan tirez-vous de cette expérience ?

S.K. : Par rapport aux objectifs de départ, nous sommes pleinement satisfaits. L’idée n’était pas de baisser les coûts, qui étaient déjà intégrés au budget de l’établissement, mais plutôt d’offrir un meilleur confort de travail aux agents. Pour eux, le gain est énorme.

Ils ne sont plus obligés de solliciter des vacataires au moment de la mise sous pli des relevés. L’adoption de ce dispositif par la quasi-totalité des services de l’Université depuis la fusion nous conforte également dans cette démarche, tout comme le fait que d’autres établissements comme l’Université de Lille et de Lorraine s’y intéressent de près.

Notre conseil
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