Coffre-fort numérique : protéger vos documents d’entreprise

Le quotidien d’un entrepreneur, c’est gérer de nombreux documents pour son entreprise. Entre le stockage, l’archivage et le classement, il est parfois difficile de suivre le rythme ! Pour vous faciliter la tâche et protéger vos documents, un coffre-fort numérique peut être la solution.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un outil hautement sécurisé, qui sert d’espace de stockage et protège vos documents et données numériques. Un coffre-fort électronique ou numérique conforme aux normes conserve la valeur juridique et l’intégrité des documents que vous y déposez à long, voire très long terme.

C’est pour ces raisons qu’il est judicieux de bien choisir son coffre-fort numérique. L’idéal est d’opter pour une solution qui répond aux normes du marché français et permet le stockage de vos fichiers numériques sensibles.

Documents protégeables dans un coffre-fort numérique

  • Documents comptables : livre et registre comptables, livre journal, grand livre, livre d’inventaire…
  • Documents fiscaux : cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE, impôt sur le revenu et sur les sociétés…
  • Documents sociaux : comptes de résultats, bilans…
  • Documents de gestion du personnel : bulletins de salaire, contrats de travail…
  • Documents juridiques : dossier d’avocat, contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, contrats d’assurance…
  • Documents personnels divers : diplômes, contrats…

Les services de coffre-fort numérique sont appelés système d’archivage électronique (SAE). Leur objectif est d’archiver et de classer vos documents sur le long terme.

Au-delà de la sécurité et du simple stockage, un SAE permet d’accéder à vos documents quand vous le voulez, pour une gestion active de vos archives.

Avec leur efficacité et leur facilité d’utilisation, les SAE devraient finir par convaincre même les irréductibles de l’archivage papier !

Pourquoi archiver vos documents par voie électronique ?

  • Garder un historique précis et valoriser un certain patrimoine documentaire ;
  • Rester conforme aux obligations légales en vigueur (notamment en matière de durée de conservation) et faire face aux potentiels contrôles fiscaux et sociaux en toute sérénité ;
  • Faire valoir les droits en justice en cas de contentieux judiciaires ou administratifs ;
  • Disposer de ses documents importants partout et à tout moment.

Les 7 avantages du coffre-fort numérique

  1. Préservation de l’intégrité des documents (et donc recevabilité juridique) ;
  2. Sécurité renforcée, avec une protection contre la malveillance interne comme externe (cybercriminalité avec rançongiciel) ;
  3. Contrôle de l’accessibilité aux documents : seules les personnes autorisées peuvent consulter le coffre-fort ;
  4. Pérennité et lisibilité des documents dans le temps ;
  5. Facilité d’utilisation du coffre-fort pour retrouver les documents souhaités ;
  6. Préservation des documents contre toute erreur de manipulation ;
  7. Traçabilité des documents : cycle de vie complet du document, certificat de destruction avec jour et heure, etc. ;
  8. Gain de temps dans la constitution des démarches administratives.

À tous ces avantages s’ajoute la liberté d’esprit que vous permet le coffre-fort numérique : simplicité d’usage au quotidien et d’ennui à l’idée de ne pas retrouver un document…

Quelles normes doit respecter un coffre-fort numérique ?

  • Certification NF 461, qui garantit la conformité aux exigences de la norme AFNOR NF Z 42-013 relative au système d’archivage électronique (SAE) ;
  • Certification ISO 27 001, qui fait référence au niveau international en matière de sécurité de l’information ;
  • Label Tiers Archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) ;
  • Hébergement des données sécurisé et 100 % français dans ses propres data centers.

D’autres normes et certifications existent, parfois spécialisées dans certains secteurs particulièrement sensibles. On pensera notamment à la certification Hébergement Données de Santé (HDS). D’autres contraintes, sans nécessairement être des normes établies, impliquent d’utiliser un coffre-fort numérique fiable. Avec la dématérialisation des bulletins de paie, par exemple, l’entreprise doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Autant dire que la protection des documents et la sécurité des données est une entreprise à long terme !

Autant de raisons d’opter pour une solution de SAE reconnue, fiable et compatible avec la plupart des éditeurs de logiciels (notamment pour les logiciels de paie ou de gestion des ressources humaines).

Un coffre-fort numérique offre bien plus qu’une simple protection des documents. En plus des avantages listés plus haut, il s’inscrit pleinement dans une politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises) : un SAE permet de limiter les consommables liés à l’impression des documents. Envie d’en savoir plus sur notre offre de coffre-fort numérique ?

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