C’est l’heure de préparer les entretiens individuels 

Entretiens Individuels annuels
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En tant que dirigeant, l’une de vos attributions essentielles consiste à prendre le temps de faire le bilan de l’année avec vos salariés. À cet effet, un moment privilégié a été aménagé : l’entretien individuel. Qu’est-ce que c’est ? Comment le préparer ? Quelles sont vos obligations ? On vous dit tout

L’entretien individuel annuel, qu’est-ce que c’est ? 

Entretien professionnel et entretien individuel : quelle différence ? 

Ne confondez pas entretien professionnel et entretien individuel, ce sont deux choses bien différentes.  

  • L’entretien professionnel est inscrit dans le Code du travail et revêt un caractère obligatoire : il doit avoir lieu tous les deux ans après deux ans d’ancienneté, et permet de faire le point sur l’évolution et la formation professionnelle de chaque salarié. 
  • L’entretien individuel, aussi appelé entretien d’évaluation, n’est pas obligatoire. Il n’est pas soumis à une quelconque périodicité, même s’il est traditionnellement fixé en fin d’année, en début d’année ou en fonction de la saisonnalité de l’activité de l’entreprise.  

Qui est chargé de l’entretien individuel ?  

Plusieurs possibilités : un responsable de service, un membre des ressources humaines, un manager ou le dirigeant, directement, pour les petites structures. 

En quoi consiste l’entretien individuel ? 

L’entretien individuel sert  à faire le point sur l’activité du salarié au sein de l’entreprise : 

  • compétences acquises ; 
  • points d’amélioration
  • objectifs atteints et nouveaux défis à relever ; 
  • nouvelles demandes de part et d’autre ; 
  • souhaits de mobilité. 

Au bout du compte, ce temps d’échange constitue un outil de management en ceci qu’il aide à vérifier la compatibilité d’un salarié avec son poste. Il permet aussi de formuler et de formaliser des demandes impactantes et à long terme (formation, projets d’évolution, mobilité interne, etc.). 

Quelles sont les obligations liées à l’entretien individuel ? 

Si l’entretien individuel n’est pas obligatoire, il est toutefois encadré par le Code du travail. En outre, si vous décidez de l’appliquer à l’un de vos salariés, vous devez le faire pour l’ensemble de vos équipes (Cass. ch. soc., 29 janvier 2008, no 06-42066). Et n’oubliez pas de les prévenir en amont, conformément à l’article L. 1222-3 du Code du travail.  

Le jour J, la réunion doit se tenir dans un lieu permettant de préserver la confidentialité de l’échange – et il en va de même pour ce qui en résultera. Aucun tiers ne peut assister à l’entretien, quel que soit son statut. 

En ce qui concerne l’échange, les articles L. 1222-1 à L. 1222-5 du Code du travail imposent à l’employeur d’utiliser des méthodes d’évaluation objectives, transparentes mais surtout non discriminatoires pour ses salariés. Les sujets tels que leur situation personnelle, leur état de santé ou encore un projet de famille ne pourront pas être abordés. 

Quid des salariés 

Un salarié ne peut pas s’opposer à un entretien individuel si vous l’avez prévenu et convoqué en amont. Tout refus peut être considéré comme une insubordination et donner lieu à un licenciement disciplinaire

Comment préparer l’entretien individuel ? 

Pour préparer les entretiens individuels avec vos salariés, commencez par consulter le compte-rendu du précédent entretien, dans la mesure du possible, pour alimenter votre réflexion. Vous aurez ainsi un maximum de visibilité sur les attentes et objectifs évoqués et serez en mesure de souligner des exemples concrets de réussite et des axes d’amélioration

Mais n’oubliez pas : prenez du recul vis-à-vis de vos propres pratiques et préparez-vous à entendre des retours positifs comme négatifs. 

Laissez la parole et anticipez les demandes 

Le jour de l’entretien, laissez vos salariés prendre la parole et ouvrir la discussion. Vous évitez ainsi qu’ils ne soient biaisés par votre point de vue et vous ne monopolisez pas le discours. Pour cela, n’hésitez pas à demander à vos interlocuteurs de préparer l’échange en amont : bilan de l’année, envies d’évolution, points bloquants… Tout sera plus fluide et leurs demandes seront convenablement réfléchies. 

De votre côté, vous pouvez préparer de nouveaux objectifs à attribuer et anticiper ce qui est négociable ou non et la réponse à apporter aux souhaits formulés. 

La grille d’évaluation, une aide à la structuration de l’échange 

Dans une démarche d’anticipation, de nombreuses entreprises ont recours à des grilles d’évaluation. Elles reprennent l’essentiel de ce que nous venons d’énumérer, et offrent ainsi l’avantage de structurer l’échange de façon plus uniforme, tant côté dirigeant que côté salarié. À l’issue de l’entretien, le compte-rendu en est vraiment facilité. 

L’entretien individuel n’est, certes, pas obligatoire, mais lorsque vous vous engagez dans cette voie, il est important de se conformer au cadre. Vous y verrez plus clair en utilisant, vous aussi, une grille d’évaluation pour préparer vos échanges avec vos équipes en début ou en fin d’année. À vos claviers ! 

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