Soldes, fêtes de fin d’année, Saint-Valentin… On a beau connaître les temps forts qui rythment l’année, il est difficile de bien anticiper et gérer les pics d’activité. On fait le point sur les outils et actions à déployer pour vous faciliter la vie.
Anticipez le pic d’activité au bon moment
Anticiper le plan d’action marketing
Quel que soit votre secteur d’activité, l’anticipation est la clé. Aussi, l’idéal est d’être prêt un mois avant la date du pic d’activité.
Comment ? En mettant en place certaines actions qu’il vaut mieux préparer pour se consacrer pleinement à ses clients.
- Mettez à jour vos informations pratiques (horaires d’ouverture, jours de fermeture, heures d’affluence, etc.).
- Misez sur les ouvertures exceptionnelles et/ou nocturnes pour attirer les retardataires et les clients aux horaires atypiques.
- Adaptez votre communication, en ligne comme hors ligne, pour envoyer des signaux positifs à vos clients :
- décoration de votre vitrine ;
- habillage exceptionnel de votre site internet ;
- élaboration d’un plan de communication sur plusieurs jours ou semaines (le temps de l’opération) ;
- utilisation d’un outil de programmation de publications sur les réseaux sociaux. Dans le but de pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier au moment du pic.
Le saviez-vous ?
80 % des consommateurs se renseignent en ligne avant de se rendre en magasin dans les 24 heures qui suivent. Il est donc essentiel de leur fournir un maximum d’informations avant leur déplacement pour les attirer dans vos locaux.
Vérifier et prévoir des stocks ou des créneaux
Votre activité est saisonnière ? Vous avez donc sans doute déjà pu observer les tendances liées aux saisons et aux événements. En ce sens, vous pouvez vous référer à l’analyse des années précédentes pour jauger le réapprovisionnement de vos stocks, ou encore ouvrir de nouveaux créneaux si votre entreprise propose des services.
Mais que faire si vous n’avez pas de point de comparaison ? Pour les entreprises plus récentes, c’est le moment de rouvrir votre étude de marché et d’échanger avec vos pairs : vous y trouverez de précieux indices sur l’affluence et la potentielle augmentation de la demande en fonction de la période.
Faciliter la vie des clients : le petit plus
Envie d’accélérer le cycle d’achat, de mieux gérer vos pics d’activité et de passer rapidement d’un client à un autre ? Deux solutions s’offrent à vous :
- Les coffrets cadeaux, paniers garnis et autres packages pour orienter vos clients vers les produits et services que vous souhaitez écouler dans les meilleurs délais ;
- La carte cadeau pour étaler la charge du pic d’activité sur quelques jours ou semaines.
Préparez votre équipe
Un pic d’activité requiert la réorganisation temporaire de votre équipe, en particulier si vous changez vos horaires d’ouverture ou si le besoin d’une aide supplémentaire se fait sentir. Dans une telle situation, vous pouvez faire appel à des « extras », c’est-à-dire à du personnel recruté en CDD ou en contrat d’intérim.
Il existe de nombreux outils pour faciliter vos démarches administratives liées à l’embauche de salariés, à l’instar de l’offre Pro de Digiposte. Cette option d’archivage automatique disponible sur l’application simplifie vos démarches en rassemblant vos documents dans un seul et même endroit.
Le principe est simple : à la fin du pic, les documents liés à cette période sont déjà traités et il ne vous reste plus qu’à reprendre le cours de votre activité.
Vous opérez seul et n’avez pas les moyens de recruter ? Une solution : l’organisation ! Priorisez vos tâches :
- Pour bien communiquer autour du pic d’activité, l’idée est de programmer votre communication en amont.
- Quant aux tâches administratives, vous pouvez repousser les moins urgentes pour vous concentrer sur l’accroissement de la demande à l’instant T.
Créez une checklist pour ne rien manquer
Pour bien gérer les pics d’activité, vous pouvez roder vos bonnes pratiques à mesure que vous les traversez. Comment ? En établissant une checklist des éléments essentiels à vérifier pour ne pas être pris de court. Cette liste peut s’étendre sur un mois, jusqu’à la veille voire jusqu’au premier jour du pic.
Focus sur les points indispensables de cette checklist :
- faire le point sur la trésorerie disponible pour augmenter vos stocks, ouvrir plus de créneaux ou encore embaucher du personnel supplémentaire (pensez aussi à vérifier la possibilité d’augmenter ces stocks auprès de vos fournisseurs) ;
- contacter l’agence d’intérim où publier les offres d’emploi ;
- analyser l’évolution de la demande au cours de l’année passée pour anticiper les tendances (Google Trends – un outil qui vous permet de voir l’attractivité d’un terme en fonction de sa fréquence de recherche – peut vous y aider) ;
- élaborer les plannings ;
- vérifier le bon fonctionnement des outils pour supporter le pic d’activité (site internet, système de réservation en ligne, terminaux de paiement, etc.) ;
- mettre à jour les informations de votre entreprise sur toutes les plateformes (horaires, jours de fermeture…) ;
- optimiser votre site internet (habillage, actualité, etc.) ;
- mettre en place des offres spéciales et des promotions ;
- annoncer et lancer les offres sur les réseaux sociaux et en magasin.
Bien entendu, cette liste est non exhaustive. Vous êtes libre d’ajouter tout élément qui vous semble pertinent, en fonction de vos précédentes expériences… et de leur succès !
Bien préparés, les pics d’activité peuvent avoir un impact positif – à plus ou moins long terme – à la fois sur votre business et sur l’image de votre entreprise. Votre capacité d’adaptation et votre disponibilité, ainsi que celles de vos équipes, durant ces périodes qui reflètent en effet une organisation au cordeau. Ce qui ne peut que satisfaire vos clients, qui reviendront à coup sûr !