Tout au long de notre vie, nous sommes amenés à conserver de nombreux documents administratifs. Qu’ils soient relatifs à notre logement, à la santé ou encore à notre situation familiale, ces papiers nous servent généralement pour exercer un droit ou pour faire office de justificatifs.
Cependant, le classement de ces documents représente une logistique importante, tant en termes de place que de temps.
Dans quelles mesures est-il possible de se débarrasser de ses documents administratifs et comment les détruire ? Quels sont les avantagesde leur dématérialisation ?
Nous répondons à l’ensemble de ces questions dans ce nouvel article.
Pourquoi se débarrasser des documents administratifs ?
Si conserver ses documents administratifs peut s’avérer très utile en cas de contestation, de conflit, de demande de justificatifs ou de l’exécution d’un droit, il peut également être très contraignant de devoir les stocker et les classer indéfiniment.
Non seulement le fait d’accumuler des documents dont la date de conservation est dépassée encombre votre espace, mais il vous occupe également l’esprit. Effectivement, si vous n’êtes pas à jour dans le classement de vos documents ou si votre organisation n’est pas optimale, vous risquez de perdre énormément de temps et d’énergie à trouver le fameux papier dont vous avez besoin pour les démarches que vous devez effectuer. En ne gardant que les documents encore en cours de validité, vous retrouverez votre sérénité, ainsi que votre efficacité.
À savoir : Les délais de conservation varient selon le type de document et ne correspondent qu’à des durées minimales. Garder vos documents plus longtemps peut notamment vous permettre d’apporter des preuves à la justice, par exemple en cas de divorce.
Comment détruire des documents physiques ?
Détruire ses documents administratifs physiques est une démarche qui doit être effectuée avec prudence et certaines précautions. En effet, ces papiers contiennent des informations sensibles et personnelles, qui pourraient être utiles à des personnes peu scrupuleuses, notamment dans le cadre d’une usurpation d’identité.
Pour éviter d’être victime d’une fraude, il est fortement déconseillé de déposer vos documents dans votre poubelle jaune, initialement prévue pour récolter vos déchets papier. Ces derniers ne devant pas être froissés pour être recyclés, il serait facile de se servir des données privées qui y sont indiquées pour les détourner.
L’une des meilleures solutions pour détruire définitivement des documents physiques contenant des informations privées consiste à les brûler. Si vous disposez d’une cheminée ou d’un poêle à bois, vous pouvez faire disparaître vos papiers administratifs. Attention, cependant, à bien vérifier que des fragments ne se soient pas envolés pendant la destruction et que l’ensemble du document soit réduit en cendres.
Vous pouvez également opter pour un compacteur de papiers. Il s’agit d’un outil simple et efficace, destiné à transformer le papier en petites bûches, idéales pour être utilisées dans les cheminées. Les bûches se conservent 6 à 12 mois, de quoi faire des économies en bois !
Enfin, vous pouvez également vous tourner vers un broyeur-destructeur de papier pour particulier. Qu’il soit automatique ou manuel, cet appareil vous permet de découper vos documents, en ligne droite ou de façon croisée selon le niveau de sécurité prévu, et n’avoir plus que des lamelles de papier ou des confettis, si votre machine est particulièrement performante. Pour renforcer l’effet de cette destruction, placez les chutes de papier dans différentes poubelles.
Quels avantages à la dématérialisation de ses documents administratifs ?
Encadrée depuis la loi du 13 mars 2000, la dématérialisation des documents administratifs est de plus en plus encouragée. En effet, les avantages de cette pratique sont nombreux et non négligeables, comme démontré ci-dessous :
- une réduction des déchets ;
- un gain de place à son domicile ;
- un gain de temps significatif ;
- une organisation plus intuitive ;
- une meilleure traçabilité des documents ;
- une protection renforcée des données sensibles et personnelles ;
- une valeur légale similaire à la version papier, si vous avez reçu votre document au format numérique.
À noter : Comme indiqué précédemment, la loi encourage la dématérialisation des documents administratifs. Cependant, si vous numérisez ou photocopiez un document original au format papier, la version électronique ou photocopiée a uniquement la valeur d’une copie. Si une copie fiable peut servir de preuve, l’administration est en droit d’exiger le document original. Veillez donc bien à conserver pendant la durée minimale indiquée par le Service Public les documents administratifs que vous recevez au format papier.
Comme nous avons pu le voir, la conservation longue durée des documents administratifs au format papier peut entraîner des difficultés de gestion, mais aussi de stockage. Pour y remédier rapidement, ainsi que pour simplifier votre vie administrative au quotidien, des solutions numériques existent. Comme de multiples salariés et entreprises, faites confiance à Digiposte et à son coffre-fort numérique, et retrouvez en quelques clics l’ensemble de vos papiers administratifs !