Tout savoir sur la lettre recommandée électronique

Tout savoir sur la lettre recommandée électronique

Chaque année, ce sont plus de 161 millions de lettres recommandées qui sont envoyées en France (2021). À l’image du courrier papier, qui a été en grande partie remplacé par le mail, le courrier recommandé existe désormais au format numérique.

Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste la lettre recommandée électronique et comment elle fonctionne.

Qu’est-ce qu’une lettre recommandée électronique (LRE) ?

La lettre recommandée électronique est un courrier 100 % dématérialisé, qui peut être utilisé par les particuliers, comme par les professionnels. Une fois son envoi effectué, l’expéditeur reçoit une preuve de dépôt. Le destinataire, de son côté, reçoit une notification par mail lorsqu’un courrier lui est adressé.

Au même titre que les démarches administratives réalisées en ligne, la LRE a les mêmes effets juridiques que la lettre recommandée papier. Toutefois, elle fait l’objet d’une réglementation inscrite dans des textes officiels. Ainsi, son utilisation doit respecter certaines conditions.

  • La LRE peut être utilisée si l’envoi d’une lettre recommandée est requis par la réglementation. C’est le cas, par exemple, d’une résiliation de bail d’habitation.
  • Elle peut également être choisie lorsque l’envoi d’une lettre recommandée est facultatif, mais conseillé, afin de posséder une preuve d’envoi et de la date d’exécution. Cela concerne notamment la lettre de relance pour une pension alimentaire non versée ou celle pour un loyer impayé.

Il est possible de se tourner vers la LRE pour envoyer des courriers appartenant à des domaines variés :

  • assurances ;
  • banque ;
  • immobilier ;
  • professions juridiques (avocat et notaire) ;
  • ressources humaines.

Comment fonctionne la LRE ?

Pour envoyer une lettre recommandée électronique, vous devez suivre 4 étapes, que nous vous présentons ci-dessous.

Choisir un prestataire de services de LRE qualifié

L’envoi d’une LRE s’effectue par l’intermédiaire de services informatiques, ces derniers étant fournis par des prestataires qualifiés au sens du règlement eIDAS, commeAR24, filiale de Docaposte.

Obtenir le consentement du destinataire

Le recours à la LRE est soumis à l’obtention du consentement du destinataire. Toutefois, dans ce cadre, il est important de faire la distinction entre les destinataires professionnels et les non-professionnels.

Effectivement, si le destinataire est professionnel, l’obtention du consentement n’est pas requise. En revanche, il est conseillé de le prévenir, afin que le traitement de la notification soit optimal. De même, veillez à utiliser l’adresse mail adéquate, c’est-à-dire celle qui vous aura été fournie par le destinataire.

Si votre destinataire est non-professionnel, il est obligatoire d’obtenir son consentement avant d’expédier une LRE. Pour éviter les litiges, privilégiez un support qui puisse vous servir de preuve. Par exemple, vous pouvez insérer une clause dans votre contrat ou faire signer un document dédié à la LRE.

Prouver son identité auprès du prestataire de services

Vous devez ensuite vous soumettre à la vérification initiale de votre identité. Pour ce faire, il vous sera demandé de présenter une pièce d’identité valide (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour).

Cette étape permet au prestataire de services de délivrer un moyen d’identification électronique, qui pourra être utilisé à chaque envoi ou réception d’une LRE.

S’authentifier auprès du prestataire de services

Enfin, pour procéder à l’envoi de votre lettre recommandée électronique, vous devez vous connecter et vous authentifier sur le site du prestataire de services que vous avez choisi. Plusieurs dispositifs vous sont proposés :

  • certificat de signature électronique qualifié ;
  • moyen d’identification électronique fourni par le prestataire de services.

Une fois l’authentification réussie, vous devez déposer votre lettre sur la plateforme et payer l’acheminement.

Si vous êtes le destinataire d’une LRE, vous avez 5 jours pour accéder au contenu de votre courrier sans avoir à créer de compte sur le site du prestataire de services. Au-delà, vous devez vous inscrire avec l’adresse mail sur laquelle vous avez reçu votre notification.

Quelle différence entre une LRE et une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ?

La LRE et la LRAR fonctionnent de la même manière, si ce n’est qu’elles ne sont pas envoyées au même format. Effectivement, la LRE est un courrier dématérialisé, tandis que la LRAR est acheminée par voie postale.

Une fois que vous avez accusé réception d’une lettre recommandée d’AR24 par exemple, vous pouvez archiver votre courrier dans votre coffre-fort numérique Digiposte. Lorsque vous recevez une notification de LRE, cliquez sur le bouton « Ajouter mon courrier dans Digiposte », afin de bénéficier de tous les avantages de l’application.

Une fois connecté à Digiposte, votre lettre recommandé électronique sera archivée dans votre coffre-fort numérique aussi longtemps que vous le souhaitez, sa valeur juridique sera conservée, et vos LRE seront toujours à portée de main ! Vous recevrez aussi un email de confirmation vous indiquant le bon archivage de la LRE dans votre coffre-fort.

Concernant les autres caractéristiques, les deux systèmes se ressemblent fortement. Par exemple, le destinataire dispose, dans les deux cas, de 15 jours pour récupérer son courrier. De même, l’expéditeur reçoit un avis de réception dès lors que la lettre a été remise à son destinataire.

La lettre recommandée électronique est donc une alternative particulièrement intéressante. Elle permet, effectivement, de gagner du temps, mais aussi de faire des économies, son prix étant moins élevé que pour un envoi par voie postale.

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