Gestion du personnel : le guide pour les TPE

Gestion du personnel : le guide pour les TPE

Si l’embauche d’un premier salarié est une étape importante dans la vie d’un entrepreneur, la gestion du personnel l’est tout autant. Pourtant cette tâche administrative amène bon nombre de questions : quelles sont les formalités pour embaucher un salarié et les contrats à faire signer ? Devenir manager ne s’invente pas ! Pensez à vous préparer au mieux, à vous entourer de bons outils… Vous réussirez ainsi à développer votre entreprise et à manager votre équipe. Embauche, gestion du personnel, gestion de la paie… L’offre Pro de Digiposte répond à toutes vos questions et vous aide à créer et gérer votre entreprise : astuces à l’embauche, choix du contrat de travail, demande d’aide à l’embauche, gestion du personnel et de la paie, rupture d’un contrat en CDI… On vous dit tout ! 

TPE : les étapes clés pour embaucher un salarié 

Les signes évocateurs pour embaucher un salarié 

Pour la majorité des entreprises, l’embauche de personnel est une nécessité. Pour autant les attentes ne sont pas toujours les mêmes et le contrat de travail délivré dépend bien souvent de vos besoins. 

Par exemple, si vous êtes gérant de restaurant vous pouvez recruter du personnel. Mais attention, pensez à définir en amont vos besoins : si votre activité s’appuie sur la saisonnalité, vous privilégierez sûrement l’embauche d’un salarié pour une durée déterminée. 

Pour une TPE, le recrutement est primordial ! Si vous connaissez une forte croissance et que vous souhaitez assurer le développement de votre activité, vous aurez besoin d’embaucher du personnel rapidement. Mais attention : ne vous précipitez pas. Une embauche de personnel réussie s’anticipe et se calcule à l’avance ! 

Les 6 tâches administratives indispensables pour embaucher un salarié 

Pour embaucher un salarié, vous devez obligatoirement réaliser un ensemble de tâches administratives.  

  1. Remplir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 
  2. Adhérer aux caisses de retraite complémentaire, à savoir l’Agirc (Association générale des institutions de retraite des cadres) et l’Arrco (Association pour les régimes de retraite complémentaire des salariés). 
  3. Créer un registre unique du personnel
  4. Assurer la mise en place d’une visite d’information et de prévention (VIP). 
  5. Rédiger un document unique d’évaluation des risques (DUER). 
  6. Fournir au salarié une copie du contrat de travail (avec la mention de l’URSSAF) ou du DPAE. 

Une procédure d’embauche réussie en 4 étapes clés

TPE, PME, micro-entreprise… L’embauche d’un salarié concerne toutes les structures qui souhaitent se développer. Pour gagner du temps et réduire le coût de vos campagnes de recrutement suivez les étapes clés de la procédure d’embauche

  • Définissez vos besoins. S’agit-il d’un contrat d’embauche en CDI, CDD ou intérim ?  
  • Déterminez le type de contrat de travail adapté. Vous pouvez, par exemple, réfléchir à la description des missions à réaliser.  
  • Fixez la rémunération. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur le temps de travail et la qualification requise. 
  • Rédigez la fiche de poste. C’est grâce à cette fiche, diffusée sur Internet (réseaux sociaux, Pôle emploi, LinkedIn…) que vous allez donner envie aux profils intéressants de postuler. N’hésitez pas à communiquer toutes les informations nécessaires : type de contrat, rémunération, temps de travail hebdomadaire…  

Un recrutement efficace se prépare bien à l’avance. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez toutes les étapes clés de la procédure d’embauche ! 

CDI, CDD ou intérim : quel type de contrat de travail choisir ? 

Comment choisir le type de contrat de travail adapté à votre situation ? 

À chaque situation un type de contrat de travail adapté.  

  • Pour un emploi saisonnier, par exemple, tournez-vous vers un contrat d’embauche type CDD ou intérim.  
  • Pour un besoin à long terme, par exemple si votre activité rencontre une forte croissance, il sera plus intéressant pour vous d’embaucher un salarié pour une durée indéterminée
  • Pour une aide plus ponctuelle, pensez aux étudiants et apprentis.  

Pour choisir le type de contrat adapté à votre situation, déterminez les besoins de votre entreprise. Vous souhaitez recruter du personnel pour remplir une mission ponctuelle ? Inutile de proposer un contrat d’embauche en CDI : créez plutôt un CDD ou un contrat d’apprentissage, ce qui vous donne l’occasion de choisir la période de fin du contrat. 

Quels sont les différents types de contrat de travail ? 

Les contrats d’apprentissage et les stages

Le processus d’embauche ne concerne pas uniquement les contrats en CDI, CDD ou Intérim. Pour une TPE, un apprenti peut être un atout sur les plans financier et humain : vous bénéficiez d’une aide pour former un jeune, à qui vous offrez l’occasion d’apprendre et de se construire une expérience professionnelle significative. 

Apprentissage, stage… Quelle est la différence ?  

  • Un apprenti est, aux yeux de la loi, considéré comme un salarié. Il est donc soumis au code du travail et doit signer un contrat de travail avant de commencer son apprentissage.  
  • Un stagiaire ne vous demande pas de contrat de travail, mais la signature d’une convention de stage. Si vous devez financer la formation d’un apprenti, un stagiaire assume lui-même ses frais de scolarité.  
À noter  

Si votre entreprise compte moins de onze salariés, vous pouvez faire la demande de l’aide « TPE jeunes apprentis » auprès du ministère du travail. Connectez-vous à votre espace personnel : la demande se fait rapidement en ligne. 

Vous pouvez également demander une participation au financement de la formation d’un apprenti aux opérateurs de compétences (OPCO), chargés d’accompagner la formation professionnelle. 

Le CDD ou l’intérim : les contrats à durée déterminée 

Si vous avez besoin d’une aide pour une période qui n’excède pas les dix jours, privilégiez les contrats d’intérim. Vous n’aurez pas à créer de contrat de travail, toute la procédure d’embauche est assurée par l’entreprise de travail temporaire.  

Pour embaucher un salarié pour une durée de plus de trois mois consécutifs, le CDD est plus avantageux. Un CDD peut remplacer un salarié en arrêt maladie, en congé maternité, ou réaliser une mission ponctuelle dans le cadre d’une activité saisonnière par exemple. 

Pour choisir entre CDD et intérim vous devez déterminer quels sont vos besoins et quelle est la solution la plus avantageuse pour votre entreprise.  

Le contrat d’embauche en CDI 

Le CDI est le contrat de travail « classique », celui qu’une entreprise choisit naturellement quand un besoin se fait sentir. Il est cependant déconseillé de recourir à une embauche en CDI pour recruter sur une période donnée ou pour exécuter une tâche ponctuelle (activité saisonnière…). 

À savoir : si vous recrutez un salarié pour une durée déterminée (CDD ou intérim), vous devez le justifier, à l’écrit, dans le contrat de travail. Un emploi temporaire ne remplacera jamais un contrat d’embauche en CDI ! 

TPE : l’aide à la première embauche 

L’aide à l’embauche pour les TPE : le contrat d’apprentissage 

Vous souhaitez recruter en contrat d’apprentissage et former un jeune sur plusieurs années ? Le gouvernement prévoit des aides pour vous aider à assurer la formation de l’apprenant jusqu’à ce que son contrat prenne fin. 

Mais comment bénéficier de l’aide à l’embauche d’un apprenti ? Rapprochez-vous de l’opérateur de compétences (OPCO) qui vous concerne et créez votre dossier. Si votre demande est acceptée, vous recevrez un paiement mensuel, délivré par l’Agence de Services et de Paiement (ASP). 

Si vous recrutez votre premier apprenti, sachez qu’il existe une aide « emploi jeune ». Renseignez-vous auprès de votre conseil régional pour connaître vos droits. Le petit plus ? Vous pouvez cumuler l’aide régionale « emploi jeune » avec l’aide à l’embauche pour les TPE. 

Les autres aides à l’embauche pour les TPE et PME

Pour accompagner la première embauche des TPE en dehors des contrats d’apprentissage, vous pouvez faire une demande d’aide auprès de l’État. Vous devez remplir les critères suivants : 

  • L’aide 1 Jeune 1 Solution, pour le recrutement d’un jeune de moins de 26 ans ou d’un jeune travailleur handicapé de moins de 31 ans. 
  • L’Action de Formation Préalable au Recrutement (AFPR), pour l’embauche d’un salarié inscrit à Pôle emploi. 
  • Les aides spécifiques pour les zones en difficulté (zone franche urbaine-territoire entrepreneur, zone de revitalisation rurale, bassin d’emploi à redynamiser, quartier prioritaire de la ville…). 

Gestion du personnel d’une entreprise : mode d’emploi 

Comment manager une équipe ? 

La gestion du personnel dans une entreprise n’est pas innée mais s’apprend et se développe au fur et à mesure. Si vous n’êtes pas à l’aise avec la gestion de votre personnel, vous pouvez suivre une formation

Au quotidien, pour manager efficacement votre équipe, vous devez répondre à certains critères.  

  • Soyez à l’écoute. Vos salariés doivent pouvoir s’exprimer librement sur les tâches qu’ils ont à accomplir, les conditions de travail… N’hésitez pas à appliquer les principes du management individualisé : c’est le meilleur moyen de motiver vos équipes !  
  • Portez une attention particulière aux conditions de travail de vos salariés. S’ils travaillent dans de bonnes conditions, leurs performances n’en seront que meilleures. Dans le cas contraire, prenez le temps d’en discuter avec eux : vous trouverez ensemble une solution pour améliorer la qualité de vie au travail. 
  • Assurez-vous qu’ils disposent du matériel et des logiciels requis pour accomplir leurs missions. L’atmosphère et la bonne gestion du personnel ne suffisent pas pour assurer un travail bien fait. Si vos salariés manquent d’outils, ils seront moins performants.  
  • Fixer une feuille de route avec des objectifs et un cadre pour chacun des salariés. 

Comment gérer les ressources humaines d’une TPE ? 

La gestion du personnel est intimement liée à la gestion des ressources humaines. Et pour être efficace, il y a des bonnes pratiques RH à connaître, vous devez notamment vous occuper de : 

  • la gestion de la paie ; 
  • la gestion des absences et des congés payés ; 
  • l’embauche des salariés (CDI, CDD ou intérim…). 

Les missions RH sont variées et peuvent rapidement devenir chronophages sans les outils adéquats. Équipez-vous d’un logiciel de gestion (comme Ciel ou Sage) pour optimiser votre gestion des ressources humaines. Et si vous n’avez pas le temps, n’hésitez pas à faire appel à un travailleur indépendant. Un expert-comptable, par exemple, pourra gérer les ressources humaines de votre entreprise et votre trésorerie. 

Gestion de la paie des salariés : les bonnes pratiques 

Prévoir la date de paie des employés 

Évitez les mauvaises surprises à la fin du mois et optimisez la paie de vos salariés : en prévoyant en amont la date de versement des salaires, vous pourrez anticiper les mouvements de votre trésorerie. 

Pour réussir la gestion de la paie de votre entreprise, l’organisation est la clé ! 

Être transparent sur le fonctionnement de la paie des employés 

La communication est essentielle dans la gestion des ressources humaines : échangez avec vos salariés sur le fonctionnement de la paie. Pour cela, vous pouvez simplement rédiger une fiche technique sur la gestion de la paie de l’entreprise. 

Vous pouvez notamment indiquer : 

  • la date de paiement prévue (par exemple tous les 2 du mois) ; 
  • l’indemnité des congés payés ; 
  • la gestion des absences… 

Utiliser un logiciel de paie pour TPE

Avec un logiciel spécialisé, vous gagnez du temps sur la gestion de la paie de vos salariés et minimisez le risque d’erreur comptable. Un logiciel de gestion de bulletin de paie ne vous apporte que des avantages : n’hésitez pas à investir ! 

Créer les catégories de contrat de travail de l’entreprise 

CDI, CDD ou intérim… Vos employés n’ont pas tous le même contrat de travail ! Pour éviter les erreurs comptables et optimiser la gestion administrative du personnel, vous pouvez classer vos salariés dans des catégories séparées :  

  • CDI, 
  • CDD ou intérim,  
  • stagiaire, 
  • apprenti. 

La gestion de la paie de vos équipes n’en sera que plus facile ! 

Dématérialiser la gestion de la paie 

Finis les dossiers et les papiers qui prennent de la place dans votre bureau : passez à la dématérialisation ! Vous pourrez accéder à tous vos documents en quelques clics dans des registres bien rangés.  

Avec un logiciel de paie pour TPE et un coffre-fort numérique, le stockage des données et la gestion du bulletin de paie de vos salariés sont facilités. 

Rupture d’un contrat en CDI : quelles procédures ? 

Le licenciement économique en TPE 

Qu’est-ce qu’un licenciement économique ? Il s’agit d’une procédure de rupture de contrat (CDI, CDD…) liée à un motif financier qui ne concerne pas directement le salarié. Un licenciement économique en TPE peut être dû à : 

  • une baisse de revenus qui ne permet plus d’assurer la gestion de la paie des salariés (baisse du chiffre d’affaires…) ; 
  • la mise en place d’une nouvelle technologie (logiciel de gestion…) qui remplace le travail d’un salarié ; 
  • le besoin de préserver la compétitivité de l’entreprise ; 
  • la cessation d’activité de l’entreprise. 

Pour entamer une procédure de licenciement économique, vous devez respecter des conditions particulières. Si votre entreprise comprend moins de onze salariés, par exemple, vous devez attendre au minimum un trimestre pour justifier la baisse significative de votre chiffre d’affaires. Pour connaître tous les détails du processus de licenciement économique, n’hésitez pas à contacter un avocat spécialiste en droit du travail. 

À noter  

Si vous souhaitez procéder à un licenciement économique individuel, pour devez suivre un processus bien huilé : 

  1. Convoquez le salarié à un entretien préalable. 
  2. Faites lui parvenir la notification du licenciement après l’entretien. 
  3. Informez la DIRECCTE de votre décision de licencier un salarié. 

Les autres motifs de licenciement 

Vous n’êtes bien évidemment pas le seul responsable d’un licenciement : les actes de vos salariés ont toujours des conséquences. Vous pouvez mettre fin à un contrat en CDI si l’un de vos salariés commet une faute simple, grave ou lourde. 

Attention, si vous ne parvenez pas à déterminer le type de faute ou de litige commis, un juge pourra évaluer la situation et vous indiquer la marche à suivre. Les conséquences pour le salarié peuvent être différentes selon la gravité de la faute. 

Le licenciement en période d’essai 

La période d’essai, au même titre que tout autre contrat de travail, est soumise au licenciement. Vous pouvez licencier un salarié avant la fin de sa période d’essai, et ce, sans avoir à vous justifier.  

À noter  

Comme vous, le salarié peut demander à mettre fin à une période d’essai. Cela correspond à une rupture de contrat

Attention, toute fin de contrat anticipée doit être annoncée dans un délai réglementé, même s’il s’agit d’un licenciement en période d’essai. La personne à l’origine de la rupture du contrat doit donner son préavis.  

La gestion du personnel est un enjeu majeur pour toute entreprise et ne s’improvise pas : vous devez connaître les points essentiels pour embaucher un salarié, choisir le type de contrat de travail adéquat, assurer la gestion de la paie… Le champ d’action à couvrir est large ! Grâce à ce guide, vous avez désormais toutes les clés en main pour gérer les ressources humaines de votre entreprise. Avec une bonne organisation, vous pouvez gérer votre personnel sans encombre. Équipez-vous des bons outils, engagez un professionnel… La gestion administrative de votre personnel n’en sera que facilitée.  

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’un expert-comptable pour vous accompagner dans la gestion des ressources humaines. 

Quelles démarches pour une rupture de contrat en CDI ?

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Démarches administratives en ligne en 2021

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