Gestion de la paie des salariés : ce qu’il faut savoir

Gestion de la paie des salariés : ce qu'il faut savoir

Rémunérer vos employés, éditer les bulletins de paie… La gestion de la paie est un processus technique qui peut vite s’avérer complexe si vous n’y êtes pas préparé. Adoptez les bonnes pratiques pour gérer la rétribution salariale de vos salariés en toute sérénité : logiciel de paie, coffre-fort numérique… 

Gestion de la paie : une étape obligatoire pour les entreprises 

À moins de travailler seul, la rémunération des employés est indispensable pour toutes les entreprises. Ainsi, que vous ayez un ou plusieurs salariés, vous devez assurer la bonne gestion de la paie

Qu’est-ce que la gestion de la paie ? 

La gestion de la paie ne concerne pas uniquement la distribution des bulletins de salaire aux employés. C’est un véritable levier pour :  

  • Améliorer les performances de l’entreprise. Avez-vous une marge suffisante ? Mettre en évidence la différence entre les revenus de l’entreprise et le salaire des employés est un bon moyen de définir si vous pouvez optimiser votre production ou tout autre service. 
  • Faire jouer la concurrence. Grâce aux salaires de vos employés, vous augmentez votre attractivité. Un expert à la recherche d’un nouvel emploi sera attiré par l’entreprise proposant le meilleur salaire, si les conditions de travail sont bonnes.  
  • Motiver vos équipes. Attribuer des primes (intéressement, participation, objectif…) et faire augmenter le salaire en fonction de l’ancienneté permet de motiver vos salariés et d’attirer de nouveaux profils prometteurs. 

Si elle est indispensable à toute entreprise, la gestion administrative des salaires peut rapidement devenir chronophage. Pour gagner du temps, procurez-vous un logiciel de gestion de paie.

Logiciel de paie : une aide à la gestion de la paie des salariés 

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? 

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet d’assurer la gestion administrative du personnel d’une entreprise. Grâce à cette aide précieuse, vous pouvez : 

  • enregistrer les heures de travail ; 
  • comptabiliser les salaires de vos employés ; 
  • éditer et diffuser les fiches de paie ; 
  • automatiser votre déclaration sociale nominative. 

Votre logiciel de paie peut être hébergé de deux manières :  

  1. En monoposte, via une installation directe sur les appareils ou sur le réseau de l’entreprise ;  
  1. En mode SaaS, grâce aux services d’un éditeur : la solution est hébergée sur le serveur du fournisseur, le logiciel de paie est donc accessible en ligne via l’espace personnel du client. Avec le mode SaaS, vous n’utilisez pas votre espace de stockage personnel.  

Quels sont les avantages d’un logiciel de paie ? 

Gain de temps, valeur ajoutée… Toute aide à la gestion de la paie est la bienvenue.  

Avec un logiciel de paie, vous pouvez : 

  • transférer automatiquement vos écritures comptables vers le service dédié ; 
  • créer des bulletins de paie complets (salaire brut, heures supplémentaires, congés payés, solde de tout compte…) ; 
  • sécuriser vos déclarations et limiter les risques d’erreur (oubli d’une ligne dans le calcul du salaire…) ; 
  • optimiser le temps de travail de votre gestionnaire de paie ; 
  • automatiser vos déclarations auprès des organismes sociaux (DUE, DSN) ; 
  • profiter de mises à jour régulières assurées par votre prestataire externe. 

Coffre-fort numérique : un indispensable pour diffuser et stocker les bulletins de paie 

Apparue en 2009 sur le territoire français, la dématérialisation des fiches de paie simplifie la gestion des salaires pour les entreprises. Finis les papiers, place au numérique : vous pouvez distribuer les bulletins de salaire de vos employés sous forme numérique, sans recevoir leur autorisation en amont.  

Côté entreprise 

Le bulletin de paie numérique permet d’optimiser les coûts d’impression et les ressources humaines. Plus besoin d’utiliser des ressources matérielles onéreuses (papier, encre…), le coffre-fort numérique est la solution pour créer, distribuer et conserver les fiches de paie numériques de vos salariés. 

Côté employé 

Chaque salarié dispose d’un coffre-fort numérique personnel, où il peut consulter ses fiches de paie et les stocker.  

Le stockage numérique permet de gagner de l’espace : les documents importants (bulletins de paie, contrat de travail…) ne traînent plus n’importe où et ne se perdent plus. Vos employés peuvent ainsi conserver leurs données en toute sérénité. 

Pour assurer la gestion de la paie de vos salariés et gagner du temps au quotidien, équipez-vous de bons outils. Vous avez déjà beaucoup à faire ? Simplifiez-vous la vie avec un gestionnaire de paie ! Découvrez la solution Digiposte pour la dématérialisation de vos bulletins de paie. 

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