Fiscalité dématérialisée : comment ça marche pour les entreprises ?

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Fiscalité dématérialisée : comment ça marche pour les entreprises ?

À compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui travaillent avec l’État ou les collectivités territoriales (transactions B2G) seront dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. Une dématérialisation qui peut déjà s’effectuer de plusieurs manières mais qui nécessite quelques ajustements.

Pourquoi dématérialiser ?

Si, depuis quelques années, la facture électronique est admise comme preuve légale au même titre que celle au format papier (sous certaines conditions), l’avancée vers la dématérialisation a connu un progrès en 2013, suite à la transposition en France d’une directive européenne du 13 juillet 2010. « Avant cette date, les entreprises qui souhaitaient émettre ou recevoir leur facture au format électronique avaient deux solutions pour les sécuriser : le recours à une signature électronique avancée et reposant sur un certificat qualifié ou le recours à un Échange de données informatisé (EDI) fiscal. La directive européenne de 2010 a permis l’émergence d’une troisième voie de sécurisation des factures, celle de la mise en place de contrôles permanents documentés et permettant d’établir la Piste d’audit fiable (Paf), afin de permettre à toutes les sociétés de passer à la dématérialisation fiscale plus facilement », explique Kamila Ferhat, manager pour EY Société d’avocats.

Trois solutions possibles

Dans le cadre de la facturation électronique, les entreprises peuvent donc avoir recours à trois méthodes de sécurisation. L’EDI consiste en un échange « machine to machine » des factures et nécessite l’intervention d’un partenaire, la signature électronique de la facture (PDF, image, etc.) s’effectue via le recours à une signature électronique conforme et la PAF exige la mise en place d’une série de contrôles réglementés tout au long du processus de facturation.

Ces processus impactent toutes les étapes de la chaîne : « La dématérialisation a aussi des conséquences sur l’archivage. Depuis peu, toutes les sociétés ont la possibilité de numériser leurs factures reçues au format papier et de les archiver sous un format numérique, voire la possibilité de destruction des archives papier, sous certaines conditions », précise Kamila Ferhat. Un arrêté de mars 2017 stipule ainsi que, dans le cas d’une copie fiable, la destruction d’une facture papier est envisageable. En dehors de ces cas de numérisations sécurisées, seule la copie papier fait foi et doit être conservée pendant six ans.

Comment faire ?

Toute démarche de dématérialisation fiscale doit d’abord être évaluée, afin d’en tirer le meilleur bénéfice. Au-dessous de 20 000 factures par an, le recours à un EDI, parfois très lourd dans sa mise en place (environ six mois de travail), n’a pas d’intérêt. Il faut aussi décider si le processus doit s’appliquer aux factures entrantes ou sortantes.

Pour Kamila Ferhat, le point essentiel reste la concertation : « Il faut impliquer tous les acteurs de l’entreprise dans cette démarche : la direction des achats, la comptabilité, les services fiscaux et la direction informatique qui pilote habituellement ces transformations. » La consultation du client reste aussi un élément primordial, pour bien comprendre ses besoins et l’inciter à passer aux solutions de dématérialisation. Dans ce sens, les grandes entreprises prennent parfois en charge les coûts d’archivage afin de soulager les plus petites structures avec lesquelles elles collaborent régulièrement.

Risques et bénéfices

Une fois la solution choisie, il ne reste plus qu’à se lancer, avec, à la clé des avantages évidents. «Une entreprise qui dématérialise sa facturation gagne forcément en efficacité, puisque toutes les opérations manuelles de traitement des factures au format papier, d’intégration des données de facturation dans le système comptable ou de validation sont désormais automatisées et permettent aux salariés de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée comme le traitement d’anomalies par exemple », analyse Kamila Ferhat. Selon une étude du cabinet IDC, les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.

Des acteurs spécialisés proposent également de gérer ces documents électroniques, afin de simplifier encore plus la vie des entreprises. Avec un risque à évaluer par les entreprises utilisatrices et portant notamment sur la conformité fiscale des solutions proposées (vérification des mentions obligatoires, respect des conditions de numérisation ou encore les conditions d’archivage, etc.) « Il faut donc bien vérifier la conformité fiscale de ces solutions avant d’y avoir recours » confirme Kamila Ferhat. Depuis l’ouverture de son portail Chorus Pro, la Direction générale des finances publiques (DGFIP) estime que 70 millions de factures ont été transmises par 250 000 entreprises.

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