Entre papiers reçus par courrier et documents numériques, il est parfois difficile de rester organisé dans le classement de ses attestations, relevés et factures. Pourtant, il existe des méthodes qui peuvent facilement être mises en place et qui vous permettront de gagner du temps sur le long terme. Afin de vous aider à mettre de l’ordre et classer vos documents, nous vous avons préparé une sélection de conseils et astuces pour les ranger efficacement et ne garder que ceux dont vous avez réellement besoin.
Comment classer ses documents ?
L’objectif principal du fait de classer de vos documents est de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin pour une démarche administrative, pour justifier un droit ou dans le cadre d’un litige.
Pour ne pas avoir à feuilleter l’ensemble de vos classeurs et pochettes avant de dénicher le bon document, il est indispensable que vous adoptiez une logique de rangement qui vous est propre.
La technique la plus accessible et la plus courante est généralement celle qui consiste à rassembler les documents relatifs à un même thème. Ainsi, selon vos besoins personnels, vous pouvez suivre l’arborescence suivante.
- Animaux : certificats, ordonnances, carnet de santé, etc.
- Assurances : devis, contrats, mutuelles, dossiers de sinistres.
- Banque : relevés de compte, contrats, actes de donation, dossiers de prêts.
- Énergie : factures d’électricité, d’eau et de gaz, devis et factures d’entretien.
- Factures : achats divers (électroménager, mobilier, bijoux, etc.).
- Famille : contrat de PACS ou de mariage, actes de naissance, livret de famille, jugement de séparation ou de divorce, jugement de mise sous tutelle, testaments.
- Impôts : déclarations de revenus, avis d’imposition, justificatifs.
- Logement : contrat de location, d’achat ou de vente, quittances de loyer, état des lieux, factures des travaux.
- Loisirs : abonnements, réservations, factures d’achat de matériel.
- Santé : dossiers d’hospitalisation, d’interventions chirurgicales et d’accidents du travail, analyses et résultats, examens médicaux et résultats, carnets de santé et de vaccination.
- Scolarité : dossier de scolarisation, formations, diplômes.
- Travail : contrat de travail et avenants, bulletins de paie, attestations de Pôle Emploi, allocations chômage, relevés de points retraite.
- Véhicules : factures d’achat, de réparations et d’entretien, carte grise, justificatif de vente.
Une fois cette répartition faite, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Cela vous permettra de supprimer plus facilement les papiers devenus obsolètes. Enfin, rangez-les dans des classeurs ou pochettes distincts, pouvant être rapidement identifiés.
Quels documents conserver ?
Archiver des documents, qu’ils soient au format physique ou numérique, demande de l’organisation, du temps et de la place. Or, tout le monde n’est pas en mesure de dédier un espace de son logement pour loger tous ces justificatifs.
Heureusement, la réglementation française vous donne la possibilité de procéder à un tri régulier, pour ne garder que ceux qui vous seront encore potentiellement utiles.
Effectivement, des délais de conservation ont été établis, selon la nature du document et le rôle qu’il peut jouer.
Ainsi, certains documents ne devront être gardés qu’une année, tandis que d’autres devront être archivés à vie.
Pour savoir exactement quels papiers vous devez classer, mais aussi pour quelle durée, et lesquels vous pouvez détruire en toute sérénité, consultez notre article « Combien de temps garder les papiers ? ».
Quelles sont les astuces pour bien s’organiser ?
Si le classement de vos documents administratifs est une véritable corvée pour vous, vous pouvez confier cette tâche à des solutions spécialement pensées pour cette démarche.
En optant pour la numérisation de vos documents, vous pouvez faire appel au service gratuit Digiposte. Cette application, accessible sur mobile et ordinateur, a été créée pour vous simplifier la vie.
Effectivement, après avoir été connectée à vos organismes, Digiposte vous permet de recevoir et de sauvegarder automatiquement tous vos documents importants.
Ces derniers pourront alors être classés selon vos préférences ou en fonction des démarches administratives que vous avez à effectuer :
- renouvellement de votre carte d’identité ou de votre passeport ;
- nouvelle demande de carte Vitale ;
- inscription à Pôle Emploi ;
- préparation du dossier de retraite ;
- élaboration d’un dossier de location ;
- demande de crédit immobilier ;
- souscription à une offre en ligne.
Une fonctionnalité de scanner est également incluse dans l’application . Elle permet d’enregistrer des documents d’une ou plusieurs pages, en les photographiant depuis son smartphone. Une détection automatique des bords des documents s’effectue, puis il ne vous reste qu’à sauvegarder vos documents aux noms souhaités, sous formats image ou pdf.
En revanche, si vous tenez à conserver vos documents papiers, vous pouvez réunir vos papiers dans des caisses de rangement.
Finalement, pour gagner en tranquillité d’esprit et en espace à votre domicile, pensez à numériser de vos documents administratifs. Grâce à son coffre-fort hautement sécurisé, Digiposte est la solution idéale pour conserver l’ensemble de vos documents. Vous pouvez aussi les retrouver facilement et y accéder partout tout le temps.