Archivage numérique : Comment gagner de la place ?

Archivage numérique : comment gagner de la place

Avec l’explosion de la dématérialisation des démarches administratives et du télétravail, les fichiers à conserver au format numérique sont de plus en plus nombreux.

Si l’aspect non palpable de ces documents donne l’impression qu’ils prennent moins de place et sont plus facilement accessibles, un bureau virtuel doit tout de même être organisé pour éviter d’être submergé.

Pour ce faire, des solutions d’archivage numérique existent. Ces dernières vous aident notamment à libérer de l’espace sur votre ordinateur, mais aussi à classer vos documents.

Nous vous proposons, dans ce nouvel article, de découvrir comment archiver numériquement vos documents et comment les classer efficacement.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est une pratique qui a tendance à se développer de plus en plus, notamment depuis la dématérialisation des démarches administratives. Il consiste à conserver de manière durable et sécurisée des documents et des données numériques, tout en reposant sur quatre grands piliers.

  • La pérennité : En optant pour un archivage numérique, vous devez vous assurer que votre document est conservé dans un format pérenne. Cela signifie que malgré l’obsolescence des logiciels, en raison du progrès constant de l’informatique, vos fichiers doivent rester consultables, et ce, dans leur intégralité.
  • L’intégrité : L’intégrité des données archivées numériquement consiste à assurer la lisibilité, la stabilité de l’information et la traçabilité des actions effectuées sur ces données. Cela passe notamment par la récupération de métadonnées, l’horodatage ou encore l’émission d’un numéro d’identifiant.
  • La confidentialité : Selon la nature et l’utilité du document archivé, les données qui y sont indiquées peuvent être privées ou sensibles. Ainsi, l’archivage doit être effectué de façon à ce que seules les personnes étant autorisées à consulter le document puissent le faire.
  • L’accessibilité : L’archivage numérique doit permettre l’accessibilité aux archives. Selon le motif pour lequel le document a été archivé numériquement, il doit pouvoir répondre à ce besoin spécifique. De même, lors d’une recherche d’information, cette dernière doit pouvoir être facilement repérée dans le document, grâce à un système de localisation simplifiée.

Quelles sont les solutions pour archiver numériquement ses documents ?

Pour parvenir à un archivage numérique pratique et efficace, plusieurs solutions sont mises à votre disposition. Du « desktop zéro » à l’archivage dans un coffre-fort numérique sécurisé, vous avez la possibilité de tester de nombreuses techniques avant de retenir celle qui vous convient le plus.

Faire du tri grâce à la méthode « desktop zéro »

La méthode « desktop zéro » consiste à définir l’importance d’un fichier enregistré sur votre appareil numérique. Ainsi, tous les documents que vous n’avez pas encore classés, par manque de temps ou parce que vous ne savez pas où les archiver, devront être réunis dans un dossier que vous pouvez nommer « Archives ».

Après avoir déterminé une durée d’expérimentation, vous devrez être attentif à l’utilisation que vous faites de ces documents. Pour cela, dès que vous avez recours à l’un d’entre eux, sortez-le du dossier « Archives » et replacez-le sur le bureau virtuel de votre appareil.

Au terme de ce délai, réorganisez les documents qui restent dans votre dossier « Archives ». Par définition, ces fichiers ne vous sont pas utiles au quotidien, ils peuvent donc être archivés sans que cela ne vous fasse perdre du temps dans vos tâches hebdomadaires.

Externaliser l’archivage numérique

Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation de vos fichiers ou n’avez pas de temps à consacrer à cette tâche, vous pouvez confier la gestion de vos documents à des acteurs spécialisés dans ce domaine.

C’est notamment le cas de Digiposte, qui réceptionne, classe et partage automatiquement vos documents numériques. Grâce à cet outil, tous vos papiers administratifs sont réunis dans un seul et même endroit. Cet espace de stockage a l’avantage d’être sécurisé et illimité, et peut être complété avec vos documents reçus au format papier, en utilisant le scanner mobile intégré.

Comment classer ses documents numériques ?

Selon vos préférences, vous avez la possibilité de classer vos documents numériques de diverses manières.

  • Par type de fichier : Si vous n’êtes pas un adepte de l’organisation, le plus simple est d’aller à l’essentiel. Ainsi, vous pouvez commencer par réunir les images ensemble, puis les vidéos, et, enfin, les documents textuels.
  • Par nom d’entreprise : Dans le cas où vous archivez des documents relatifs à votre résidence, à votre voiture et à votre travail, par exemple, vous êtes amené à faire face à différents interlocuteurs. Dans le but de retrouver rapidement vos fichiers, vous pouvez les regrouper selon l’entreprise qui vous a fait parvenir ces documents.
  • Par thème : Pour aller plus loin, vous pouvez également classer vos papiers numériques par thème. Par exemple, séparez les devis des factures, créez un dossier pour les attestations et un autre pour les relevés.
  • Par date : Enfin, pour simplifier encore votre recherche, activez le classement par date. Cela vous permettra d’afficher vos documents par ordre chronologique d’enregistrement ou, au contraire, du plus récent au plus ancien.

Au même titre que les papiers physiques, pensez à la durée de conservation de vos documents administratifs. En supprimant ceux dont vous n’avez plus besoin, vous pourrez retrouver de l’espace de stockage sur vos appareils.

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